LTD w UK – jak założyć firmę w Wielkiej Brytanii

Gdy zakładałem moją firmę w 2014, formularz rejestracyjny był złożony i szczegółowy. Nieco inaczej wyglądały też podstrony objaśniające zagadnienia związane z uruchomieniem LTD. Jak wszystko w internecie, także i Companies House ulega zmianom, dlatego poniższe zrzuty ekranu oraz etapy mogą różnić się od aktualnie dostępnej wersji. Pamiętaj, traktuj moje porady jak drogowskaz, a nie precyzyjną nawigację.

road-sign

Dla kogo są te wskazówki?

Poniższe kroki przedstawiają proces rejestracji spółki LTD, gdzie ta sama osoba jest jedynym dyrektorem i udziałowcem. Inaczej to ujmując, jeśli chcesz działać jako solopreneur lub chcesz sprawdzić samemu, jak działa LTD i z czasem rozbudować ją o kolejne osoby, ten poradnik jest dla Ciebie.

Zanim rozpoczniesz

Sugeruję przeczytać wprowadzenie do tematu LTD, zanim zaczniesz proces rejestracyjny. Wypełnienie odpowiednich pól przypomina tworzenie nowego konta email – zatem każdy sobie z nim poradzi. Istnieje jednak wiele aspektów, nad którymi trzeba pomyśleć w pierwszej kolejności – między innymi:

  • Czy masz adres rejestracyjny na terenie Wielkiej Brytanii?
  • Czy znasz j. angielski na poziomie minimum B2?
  • Czy wiesz czym ma się zajmować Twoja działalność?

Teoretycznie całą rejestrację można wykonać na urządzeniu mobilnym, ale ze względu na wygodę polecam korzystać z komputera lub dużego tabletu z klawiaturą. Jeśli masz już wszystko przygotowane, to samo wypełnianie formularzy powinno zająć około 30. minut.

Proces rejestracji w Companies House

Wejdź na stronę:

https://www.gov.uk/limited-company-formation/register-your-company

Kliknij Register Now.

register-ltd

Are you starting a new registration?

Zaznacz Yes.

new-registration-ltd

Kliknij Continue to questions. Odpowiedzi na następne pytania pomogą Ci przyspieszyć proces rejestracji.

check-before-ltd

Do you need to include more than 5 company officers in this application?

Zakładam, że chcesz zarejestrować jednoosobową działalność lub spółkę, która ma maksymalnie pięciu udziałowców. Wybierz No i kliknij Save and continue.

5-officers-ltd

Will the company have ‘ordinary shares’?

Zaznacz odpowiedź Yes. Inny podział udziałów niż ordinary shares ma znaczenie przy większych organizacjach i podziale odpowiedzialności między udziałowców. W razie wątpliwości skonsultuj się z ekspertami.

Kliknij Save and continue.

ordinary-shares-ltd

Will a parent company control the company you’re setting up?

Zaznacz odpowiedź No. Struktury organizacyjne, gdzie jedna firma jest właścicielem lub udziałowcem drugiej, wymagają fachowej ekspertyzy.

Kliknij Save and continue.

parent-company-ltd

Is the new company taking over another business?

To pytanie dotyczy sytuacji, gdy już prowadzisz działalność w Wielkiej Brytanii i nowa firma ma być jej kontynuacją o innej strukturze. Ponownie jest to sytuacja wymagająca wsparcia brytyjskiego księgowego lub innego eksperta.

Zaznacz No i kliknij Save and continue.

taking-over-ltd

Do you need to include a ‘corporate director’ or ‘corporate secretary’ in this application?

To również pytanie, które odwołuje się do bardziej złożonych organizacji o określonych prawach i obowiązkach (kluby, związki itp.).

Zaznacz No i kliknij Save and continue.

corporate-director-ltd

Do you need to include a ‘corporate shareholder’ in this application?

Podobnie jak w powyższym pytaniu, również zaznacz No.

Kliknij Save and continue.

corporate-shareholder-ltd

Has anyone on this application ever sent a Secure Register Form asking Companies House to protect their home address information?

Do rejestracji LTD nie jest wymagane, byś był rezydentem UK, ale na dalszym etapie procesu, trzeba będzie podać adres zameldowania/zamieszkania. Ten adres nie jest publicznie udostępniany na stronie Companies House, ale jest zapisywany w ich rejestrze. Jeśli z jakiś szczególnych względów musisz zgłosić zastrzeżenie tych informacji (sekcja 243 Companies Act 2006), skonsultuj się z ekspertem. W przeciwnym wypadku pod tym pytaniem zaznacz No.

Kliknij Save and continue.

secure-home-address-ltd

You can set up a company with this service

Jeśli zaznaczyłeś odpowiedzi na pytania według podanego wzoru, zobaczysz takie potwierdzenie.

Kliknij Continue.

company-with-ch-ltd

Enter your details

Uzupełnij poniższe pola, podając swoje dane. Pamiętaj, że musisz podać swoje prawdziwe imiona i nazwisko – tak jak są one zapisane w paszporcie. Następnie podaj adres email. Podobnie jak w innych usługach internetowych, Twój email służy do:

  • potwierdzania, że Ty to Ty,
  • resetowania hasła, gdy zajdzie taka potrzeba,
  • na niego będzie przychodziła istotna korespondencja związana Twoim LTD.

Jeśli jeszcze nie posiadasz solidnej i bezpiecznej skrzynki emailowej na prywatny użytek, to polecam Ci korzystać z darmowych wersji Gmaila lub Protonmaila.

Gdy prowadzisz firmę, to korespondencja z klientami z adresu PiotrekNerd@gmail.com jest nie tylko nieprofesjonalna, ale również niebezpieczna. Dowolna osoba może stworzyć PiotrNerd@gmail.com, PeterNerd@gmail.com lub inny podobny adres i w najlepszym wypadku podszywać się pod Ciebie, psując relacje z klientami.

W ramach Nerd on Tour LTD oferuję tworzenie kont email na własnej domenie jak mój: piotrek@nerdontour.net. Skrzynki działają w ramach G Suite, czyli takiego Gmaila dla firm i są one częścią planu Essential oraz Journey. Jeśli potrzebujesz indywidualnego rozwiązania dopasowanego do Twoich potrzeb, napisz, proszę na: piotrek@nerdontour.net.

Hasło do profilu w Companies House jest mocno ograniczone:

  • musi mieć od 8. do 12. znaków,
  • może posiadać tylko litery i cyfry,
  • musi zawierać co najmniej jedną literę i jedną cyfrę,
  • nie może zawierać słowa „password”.

Na potrzeby tej rejestracji oraz innych kont internetowych polecam korzystać z menadżera haseł.

enter-details-ltd

Make a note of your User ID

Na następnym ekranie powinieneś zobaczyć Twój unikalny User ID, składający się z dwunastu cyfr. Ze względów bezpieczeństwa sugeruję nie drukować tego numeru. Polecam zapisać go w menadżerze haseł.

Kliknij Continue.

user-id-ltd

Confirm your email address

Standardowo jak w każdej usłudze internetowej należy potwierdzić swój adres email, poprzez unikalny link, znajdujący się w przesłanej wiadomości.

confirm-email-ltd

Sprawdź swoją skrzynkę email

Jeśli nie widzisz wiadomości w skrzynce, spróbuj wyszukać po haśle „confirm your email address”. Design stron oraz przesyłanych wiadomości z brytyjskich urzędów jest bardzo czytelny, więc łatwo można odnaleźć właściwą wiadomość.

Kliknij w przesłany link.

confirm-email-email-ltd

What is your relationship to the company?

Link potwierdza Twój adres email. Zaznacz Company director. Pozostałe role dotyczą organizacji bardziej złożonych. Company director należy rozumieć jako prezesa firmy – kluczową osobę, która podejmuje najważniejsze decyzje. Nie ma limitu ilości dyrektorów w spółce LTD, ale pamiętaj, że zawsze obowiązuje common sense.

Kliknij Save and continue.

relation-to-company-ltd

What is the company name?

Przechodzimy do konkretów.

Wpisz nazwę swojej nowej firmy. Może to być po prostu twoje nazwisko. System automatycznie sprawdza, czy w nazwie znajdują się zakazane słowa lub, czy nazwa jest zbyt podobna do już istniejącej firmy.

Polecam wybrać nazwę kreatywną, nie sugerującą powiązania tylko z jedną branżą oraz taką, która jest łatwa do zapamiętania, niezależnie od języka. Na przykład nazwa „Wycieczki Ltd” jest zbyt ogólna, związana jest tylko z turystyką i przeczytać ją mogą tylko osoby polskojęzyczne.

name-ltd.jpg

What company name ending do you want to use?

Następnie wybierz krótsze Ltd, zamiast pełnego Limited. Formalnie niczym się to nie różni, ale po zaznaczeniu jednej wersji, jesteś zobligowany do używania tylko tej wybranej.

Nie musisz umieszczać Ltd w logo firmy, ale jest to wymagane na wizytówkach, czy w detalach firmy na stronie internetowej.

Kliknij Save and continue.

ltd-ltd.jpg

What is the company’s registered office address?

Podaj adres rejestrowy firmy, znajdujący się na terytorium Wielkiej Brytanii. Po wpisaniu nazwy budynku, numeru oraz kodu pocztowego kliknij Find address.

Co, jeśli nie mam adresu w UK?

Każda firma, niezależnie od branży i gdzie fizycznie wykonywana jest praca, musi posiadać adres rejestracyjny. Najprostszym rozwiązaniem komercyjnym jest opłacenie tak zwanego wirtualnego biura. W praktyce jest to firma, która fizycznie znajduje się pod danym adresem i udostępnia go innym.

Najtańsze pakiety miesięczne lub roczne zakładają wyłącznie możliwość posługiwania się danym adresem w formularzach, gdzie jest on wymagany (np. na fakturach). Niektóre firmy w ramach tej opłaty odbiorą też korespondencję w formie listów od brytyjskich instytucji (Companies House, HMRC itd.). Tak jak zaznaczałem wcześniej – większość spraw załatwiania jest przez email i telefon. Ilość papierowych listów, jaka przychodzi w ciągu roku, można policzyć na palcach jednej ręki.

Obecnie taką usługę wirtualnego biura opłacam w tej samej firmie księgowej, w której dokonuję rozliczeń rocznych – London Business Solutions. Pamiętaj, że rejestracja firmy w Companies House, adres rejestracyjny (wirtualne biuro) oraz rozliczenia roczne możesz realizować w różnych firmach. Przed dalszymi etapami warto porównać oferty oraz zastanowić się jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla Ciebie.

company-address-ltd

Jeśli adres jest poprawny, odpowiednie pola w formularzu poniżej zostaną automatycznie wypełnione. Jeśli nie, wpisz je ręcznie – Enter address manually.

Kliknij Save and continue.

company-address-manually-ltd

Where will the company be registered?

Wybierz region, który odpowiada adresowi, pod którym rejestrujesz swoją firmę. W moim przypadku jest to England and Wales.

Kliknij Save and continue.

where-registered-ltd.jpg

What is the company’s ‘principal place of business’?

Pojęcie „miejsca wykonywania pracy” jest szczególnie płynne, gdy większość obowiązków można robić zdalnie. Sam formularz podpowiada tu, że jeśli praca jest realizowana w wielu miejscach, to należy podać adres, gdzie wykonywane są czynności księgowe.

Jeśli opłacasz już wirtualne biuro na terytorium Wielkiej Brytanii, to możesz podać właśnie ten adres.

Kliknij Save and continue.

principle-address-ltd.jpg

Who should we contact about the company’s Corporation Tax?

Należy tu podać kontakt do osoby odpowiedzialnej za kwestie podatkowe. Jeśli jest to Twoja jednoosobowa działalność, wpisz kontakt do siebie. Bardziej złożone organizacje wymagają konsultacji z ekspertem.

Jak widać na załączonym obrazku, ja podałem mój brytyjski numer w ramach usługi VoIP. Można uzyskać taki numer na przykład poprzez firmę FCN, jednak dopiero po tym, jak ma się już zarejestrowaną firmę LTD.

W praktyce można podać dowolny numer, również polski telefon komórkowy. Jeśli formularz zgłosi błąd po podaniu numeru w formacie:

+48 600 000 000

spróbuj podać go w takiej postaci:

0048600000000

Kliknij Save and continue.

contact-corp-tax-ltd.jpg

When will the company start doing business?

Najprostszym rozwiązaniem jest tu wybranie opcji: The date it’s registered with Companies House. Wtedy informacja o nowej działalności jest wysyłana automatycznie do brytyjskiego urzędu skarbowego.

Ja na potrzeby tego poradnika wybrałem I don’t have an exact date, ponieważ nie zakładam firmy Testowa LTD. Jest ona tylko przykładem, jak przejść wszystkie kroki rejestracji.

Kliknij Save and continue.

start-company-ltd.jpg

Will the company make or receive any of these types of payments?

To kolejne pytanie, które dotyczy organizacji bardziej złożonych oraz opodatkowania określonego rodzaju transakcji. Zaznacz No, the company won’t make or receive any these types of payments.

Kliknij Save and continue.

payments-ltd

What will the company be doing?

Swoboda gospodarcza w Wielkiej Brytanii pozwala Ci na prowadzenie dowolnego rodzaju działalności oraz zmienianie branży w dowolnym momencie. To pytanie odnosi się do Twoich obecnych planów biznesowych. Pamiętaj, że podczas rozliczeń rocznych ponownie będziesz określać kategorię, jaka dominowała w Twojej firmie w ostatnim roku.

Brak odgórnych ograniczeń nie oznacza, że w Twojej branży nie obowiązują regulacje i standardy, które trzeba spełnić przed rozpoczęciem sprzedaży. Przykładowo, gdyby Nerd on Tour LTD miał oferować organizację wyjazdów turystycznych, to przed pobieraniem opłat od klientów musiałbym przede wszystkim posiadać ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz zapewnienia powrotu do kraju, w przypadku bankructwa. W razie wątpliwości skorzystaj z ekspertyzy zaufanych źródeł.

Wracając do formularza – zacznij wpisywać kategorię. Powinny pojawić się podpowiedzi. Jeśli odpowiednia kategoria została wyświetlona, zaznacz ją. Jeśli nie, to zobacz listę wszystkich dostępnych kategorii i wpisz ją w formularzu.

Możesz wybrać jedną lub wiele kategorii, które dotyczą Twojej firmy.

Kliknij Save and continue.

company-doing-ltd

Check and confirm what your company will be doing

Sprawdź, czy wszystko się zgadza. Jeśli tak, to kliknij Confirm and continue.

company-check-ltd

Director’s details

Wpisz swoje prawdziwe dane. Jeśli w ciągu ostatnich dwudziestu lat Twoje imię lub nazwisko uległo zmianie i było wykorzystane w celach biznesowych, to zaznacz Yes i wpisz je. W przeciwnym wypadku zaznacz No.

directors-details-ltd.jpg

Wybierz z listy kraj, w którym mieszkasz oraz narodowość. Podaj datę urodzenia oraz zawód. Pytanie – Has this person ever requested and completed any Secure Register forms to ask Companies House for protection – ponownie odwołuje się do specyficznych sytuacji, w których Twoje dane były kiedykolwiek zastrzegane. Jeśli nie – zaznacz No.

directors-details-country-ltd.jpg

What is the correspondence address for ___?

Zaznacz adres rejestracyjny, jeśli opłacasz już wirtualne biuro, z możliwością odbierania poczty tradycyjnej. Jeśli nie, to wpisz swój adres korespondencyjny. Pamiętaj, że ten adres jest publicznie dostępny na stronie Companies House.

Kliknij Save and continue.

correspondence-address-ltd

What is the home address for ___?

Adres domowy nie jest publicznie dostępny. Jeśli jest to adres w Wielkiej Brytanii, spróbuj wyszukać go, korzystając z dostępnych pól. Jeśli nie, to podaj go ręcznie – Enter address manually.

Ja na potrzeby tego poradnika, podałem adres fikcyjny.

Kliknij Save and continue.

home-address-ltd

home-address-continues-ltd

Check and confirm director details

Sprawdź wszystkie podane dane. Jeśli wszystko się zgadza, zaznacz I confirm that the person named here agrees to become a director of the company kliknij Save and continue.

check–confirm-director-ltd

You’re about to set up the company’s shareholders

Kolejne pytania są potwierdzeniem, że Twoja działalność nie wymaga skomplikowanej struktury podziału udziałów i odpowiedzialności.

Kliknij Save and continue.

company-shareholders-ltd

Is ___ a shareholder?

Zaznacz Yes, jako potwierdzenie, że jesteś udziałowcem w zakładanej firmie.

Kliknij Save and continue.

is-a-shareholder-ltd.jpg

Would you like to add another shareholder?

Nawet jeśli chcesz dodać inne osoby jako dyrektorów w swoim LTD, to nie muszą być one udziałowcami. Zatem zaznacz No.

Kliknij Save and continue.

add-another-shareholder-ltd.jpg

Check and confirm shareholder details

Sprawdź, czy wszystko się zgadza. Jeśli tak to kliknij Confirm and continue.

confirm-shareholders-ltd.jpg

How many shares does ___ own?

Formularz podpowiada tu, że jeśli jesteś jedynym udziałowcem, to posiadasz 100% udziałów, niezależnie od ich ilości. W dowolnym momencie rozwoju firmy możesz zwiększyć ilość udziałów, dodać udziałowców i rozdysponować udziały.

Na obecną chwilę zaznacz sugerowaną wartość 1 share.

Kliknij Save and continue.

how-many-shares-own-ltd.jpg

Choose a value for each share

Wartość każdego udziału określa odpowiedzialność finansową udziałowców, na przykład w przypadku zamknięcia firmy. Możesz wybrać domyślną wartość 1 GBP.

Kliknij Save and continue.

value-for-each-share-ltd

Check and confirm shareholders and shares

Sprawdź, czy wszystko się zgadza. Jeśli tak, kliknij Confirm and continue.

Persons in significant control of the company

PSC – Persons with Significant Control to sekcja przeznaczona dla bardziej złożonych organizacji, gdzie trzeba wskazać osoby mające znaczną kontrolę w spółce. Małych firmach to Ty jesteś PSC. Odpowiedzi na kolejne pytania są dopasowane do małych, w tym jednoosobowych, firm. Zaznacz Yes.

Kliknij Save and continue.

Is ___ a person of significant control?

Formularz ponownie użyje Twoich dane i zapyta o potwierdzenie w sprawie PSC. Zaznacz Yes.

Kliknij Save and continue.

What percentage of shares and voting rights does ___ own?

Zaznacz 75% or more of shares and voting rights.

Kliknij Save and continue.

Does ___ have the right to appoint or remove the majority of company directors?

Zaznacz Yes.

Kliknij Save and continue.

Check and confirm details of the person in control of your company

Sprawdź, czy wszystko się zgadza. Jeśli tak, zaznacz I confirm that the persons named here are in control of ___ LTD. They understand that their information will be listed in the public record i kliknij Save and continue.

Do you agree to form the company?

To jeden z ostatnich kroków przed założeniem firmy. Każda firma musi posiadać dokument Memorandum of association. Companies House udostępnia standardowy szablon takiego dokumentu, który po zarejestrowaniu firmy jest przesyłany na podany adres email.

Jeśli wszystko się zgadza zaznacz I confirm that the persons named here agree to form the company stated in the memorandum of association, in accordance with the law.

Kliknij Save and continue.

Create electronic signature for ___

Podobnie jak w przypadku tworzenia nowego konta w iTunes/Appstore należy wybrać dodatkowe pytania bezpieczeństwa. Mogą one pomóc w odblokowaniu konta, gdy zapomnisz hasła. Zaznacz trzy pola i wpisz trzy pierwsze litery każdej odpowiedzi (ograniczenie narzucone z góry). Zalecam korzystanie z menadżera haseł, ponieważ oprócz hasła możesz też zanotować te odpowiedzi.

Kliknij Save and continue.

Check and confirm your answers

Dokładnie sprawdź, czy wszystkie dane się zgadzają.

Kliknij Confirm and continue. Sprawdź dokładnie dane na drugiej stronie.

Zaznacz I confirm that the details provided are correct and understand that this registration application can’t be changed after I proceed. 

Kliknij Confirm and send application.

Before you pay

Jesteś już na ostatniej stronie przed dokonaniem płatności. Dla pewności zapisz sobie numer referencyjny.

Kliknij Pay and submit.

Wybierz sposób płatności

Żeby uzyskać lepszy przelicznik ze złotówek na funty brytyjskie, niż standardowo oferowany przez banki, polecam skorzystać z karty Kantora Alior Banku. Alternatywnym rozwiązaniem jest TransferWise lub Revolut.

Jeśli nie chcesz czekać na wyrabianie i przesyłkę kart, to wybierz płatność swoją obecną kartą lub PayPalem.

Od teraz jesteś właścicielem firmy LTD

Wielkie gratulacje! Jeśli czytasz ten akapit, to oznacza, że Twoja firma na Wyspach została powołana do życia. Do 24. godzin otrzymasz potwierdzenie z Companies House na swojego maila. Od tego momentu możesz wykorzystywać firmę do wszystkich działań zarobkowych wszędzie na świecie.

go-beyond

Jaki jest następny krok?

Zarówno wprowadzenie do tematu LTD, jak i ten wpis, są wierzchołkiem góry lodowej. Domyślam się, że możesz mieć sporo pytań na temat rozliczania, wystawiania faktur, tworzenia firmowego konta w banku itp. Postaram się w najbliższym czasie napisać kolejne artykuły, w których podzielę się moimi doświadczeniami w tej materii.

Każda firma jest inna, zatem i sposoby rozwiązywania tych samych problemów mogą być różne. Zachęcam Cię do samodzielnych poszukiwań i eksperymentowania, bo jest to najlepszy sposób na naukę przedsiebiorczości.


Credits:

1 Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: