LTD w UK – finanse w firmie w Wielkiej Brytanii

Gdy masz już gotowy pomysł na biznes, zaznajomiłeś się z tematyką przedsiębiorczości w UK i zarejestrowałeś firmę w Companies House, to nadszedł czas na ogarnięcie finansów. Skąd i w jaki sposób będzie przychodzić zapłata za Twoje usługi i towary? Gdzie będziesz trzymać służbowe pieniądze? Jak możesz z nich korzystać i w jaki sposób przelewać je na konto prywatne? O tym wszystkim jest ten artykuł.

English version (coming soon) 👈

5 British Pounds
Photo by Philip Veater on Unsplash

Spis treści

  1. Technologia w służbie przedsiębiorców
  2. Disclaimer – zrzeczenie się odpowiedzialności
  3. Zanim zapłacisz
  4. Ogólne założenia dotyczące wszystkich produktów finansowych dla firm LTD w UK
  5. Zamiany dolarów na szylingi
  6. Jak łatwo i szybko to działa?
  7. Minimalizacja kosztów i papierów
  8. Gdzie trzymać pieniądze firmowe?
  9. Tradycyjne konto w banku brytyjskim
  10. Tradycyjne konto bankowe w kraju, w którym mieszkasz
  11. Czy polecam prowadzenie konta firmowego dla LTD w Alior Banku?
  12. Konto w ramach fintechu
  13. Payoneer
  14. TransferWise
  15. Revolut
  16. Automatyzacje dla Revolut Business
  17. Tide
  18. N26
  19. Bez wiarygodnej obecności w internecie, nie założysz konta w banku
  20. Potwierdź to kim jesteś i czym zajmuje się Twoja firma
  21. W Tide nie założysz konta bez brytyjskiego numeru komórkowego
  22. Jeśli założenie konta firmowego jest tak problematyczne, to może będę prowadzić finanse na koncie prywatnym?
  23. Jak przyjmować wpłaty w ramach LTD w Zjednoczonym Królestwie?
  24. Dlaczego przelewy to preferowana forma prowadzenia finansów w LTD?
  25. Przyjmowanie przelewów na konto firmowe
  26. Akceptowanie wpłat przez operatorów płatniczych i online marketplace
  27. Stripe – najlepszy operator płatności
  28. PayPal
  29. Jeśli nie Stripe i PayPal, to co?
  30. Online Marketplace
  31. Łączenie wielu kont i usług finansowych
  32. Dywersyfikacja = większe bezpieczeństw
  33. Jak legalnie wyciągać pieniądze z LTD w UK?
  34. Delegacje
  35. Zakupy na firmę
  36. Faktury dla zewnętrznych firm lub osób
  37. Koszty przejazdów – tak zwana kilometrówka
  38. Pensja dla dyrektora i pracowników
  39. Pozostałe legalne metody pobierania pieniędzy z LTD
  40. Prosta księgowość w LTD w UK
  41. Wave
  42. Simple Invoice
  43. Stripe Billing
  44. Automatyzacje księgowości
  45. Rozliczenia roczne i kwartalne
  46. Pamiętaj o podatku od dochodu!
  47. Powodzenia w działaniach z LTD
Fluent in technology
Photo by John Cameron on Unsplash

Technologia w służbie przedsiębiorców

Żyjemy w cudownych czasach powszechnej, taniej i łatwo dostępnej technologii. Jestem wielkim zwolennikiem digitalizacji, minimalizacji i udostępniania doświadczeń oraz wiedzy, bo mam świadomość jak wielki wpływ na moją karierę i rozwój miały komputery, internet i urządzenia mobilne. To jak prowadzę finanse w firmie, też jest nierozerwalnie związane z osiągnięciami technologicznymi. Poniższe porady są przeznaczone przede wszystkim dla tych, którzy komfortowo czują się w cyfrowym świecie i chcą rozwijać biznes z wykorzystaniem najlepszych rozwiązań.

Disclaimer – zrzeczenie się odpowiedzialności

Podobnie jak w przypadku mojego wstępu do tematyki Firm w UK, tak samo i tutaj muszę zaznaczyć, że przekazywane informacje są wyłącznie moimi doświadczeniami. Jak każdy człowiek mogę się mylić, w tekście mogą pojawić się błędy, a co za tym idzie wszelkie decyzje i działania, jakie podejmiesz po przeczytaniu tego artykułu, realizujesz na własną odpowiedzialność.

Ponadto tempo zmian w globalnym rynku finansowym jest tak dynamiczne, że pomimo starań, nie mogę zagwarantować aktualności wszystkich przekazywanych informacji.

Photo by Agê Barros on Unsplash

Zanim zapłacisz

Bez znaczenia z jakich poniższych usług będziesz korzystać, każda z nich jest oferowana przez firmę, która tak samo jak Ty, ma pracowników i ich rodziny, zarabiające na tym co robią. Wymiana towarów i usług jest starsza niż większość państw, kultur i systemów politycznych, ale od zawsze sprowadza się do ludzi, którzy dzięki swoim umiejętnościom lub produktom pomagają innym. Warto pamiętać, że za każdą firmą stoi żywa i wrażliwa istotna.

Z drugiej strony rynek finansowy to lep na hochsztaplerów, naciągaczy oraz skostniałe instytucje, które pobierają wysokie opłaty, by uzasadnić swoją pozycję. Zatem oprócz common sense musisz uzbroić się w dodatkową zbroję cierpliwości i wytrwałości. Nieustanna nauka oraz eksperymentowanie z dostępnymi narzędziami, będzie stałym elementem rozwoju Twojego biznesu.

Przed założeniem konta w banku lub uiszczeniem opłaty za dowolną usługę upewnij się, że masz odpowiedzi na poniższe pytania:

  1. Jaki problem w Twojej firmie rozwiązuje posiadanie tej usługi?
  2. Ile dokładnie kosztuje ta usługa (za miesiąc/rok) i czy mam zapewnione środki na jej opłacanie?
  3. Jak wygląda proces rezygnacji z usługi i przejścia na alternatywne rozwiązanie?

Ogólne założenia dotyczące wszystkich produktów finansowych dla firm LTD w UK

Poniżej przedstawiam najważniejsze elementy składowe oraz pytania, jakie zadaję sobie przed korzystaniem z usług jakiekolwiek firmy. Pamiętaj, proszę, że moja firma Nerd on Tour LTD działa w szeroko pojętej turystyce oraz IT. Pracuję zdalnie i działam jako freelancer/digital nomad, dlatego wskazówki są szczególnie przydatne dla tych grup. Jeśli potrzebujesz specjalistycznej porady związanej z Twoją branżą i zakresem działań – polecam kontaktować się z ekspertami.

Photo by Christine Roy on Unsplash

Zamiany dolarów na szylingi

Seria LTD w UK skupia się na przedsiębiorczości w Wielkiej Brytanii, ale nie oznacza to, że moje usługi, klienci i relacje biznesowe są skupione wokół funta szterlinga. Jako freelancer działam globalnie i współpracuję z każdym, kto operuje językiem angielskim lub polskim. W praktyce każdego dnia kupuję lub sprzedaję usługi z użyciem wielu walut na różnorodnych rynkach.

Konwersja walut to kluczowa kwestia, która będzie miała znaczenie tak długo, jak istnieć będą różne waluty. Nawet jeśli skupiasz się na jednym rynku, na przykład europejskim i wszystkie Twoje ceny są dostępne wyłącznie w Euro, to klienci z krajów o innych walutach (jak Polska, Szwecja, Chorwacja) będą zawsze przeliczali na to, do czego są przyzwyczajeni.

Zatem konwersja to kurs między dwoma walutami + prowizja pośrednika. Pośrednikiem może tu być:

  • operator kart płatniczych – np. MasterCard, Visa, Amex, JCB,
  • operator płatności – np. Stripe, PayPal, PayU,
  • bank – Alior, ING, Barclays.

Mid-market rate, czyli średni kurs walut jest publicznie dostępny dla każdego. Niestety prowizje pośredników oraz zasady konwersji nie są tak łatwo dostępne. Jeśli nie jest to jasno wytłumaczone w regulaminie usługi, warto skontaktować się z obsługą klienta i doprecyzować zawiłości.

Jak łatwo i szybko to działa?

Design stron, wygodna aplikacja mobilna i stabilność serwerów danej usługi finansowej są tak samo istotne, jak ich standardy bezpieczeństwa, certyfikaty i cennik opłat. Kieruję się tu zasadą zaufania do firm, które potrafią w równym stopniu dopracować produkt, jego wygląd i sposób działania.

Przykładowo konto w banku to popularny produkt, bez którego żadna współczesna firma nie może funkcjonować na rynku. Design dla mnie to nie katalogi z uśmiechniętymi celebrytami w oddziale, ale czytelność i łatwość znalezienia potrzebnych informacji na stronie i moim koncie online. To także aplikacja mobilna, która po skonfigurowaniu daje mi dostęp do potrzebnych funkcji takich jak: historia transakcji, przelewy i kontakt z obsługą. Ikona kłódki w przeglądarce internetowej (szyfrowanie TLS) oraz odblokowanie aplikacji mobilnej czytnikami biometrycznymi (linie papilarne lub twarz) są światowymi standardami bezpieczeństwa, zatem należy oczekiwać, że będą one oferowane przez dany bank.

Zapewnienie wypłacalności (w Polsce jest to Bankowy Fundusz Gwarancyjny) oraz opłaty za prowadzenie konta, przelewy międzynarodowe, zamiany walut lub posiadanie karty debetowej to istotne detale, na które trzeba zwrócić uwagę.

Nie mniej istotnym elementem jest szybkość działania i obsługi rachunku:

  1. Jeśli muszę zadzwonić do obsługi klienta, to ile czasu czekam na rozmowę?
  2. Czy mogę kontaktować się przez email? Jeśli tak to, jak szybko dostaję odpowiedź?
  3. W przypadku rozmów przez czat – w jakim czasie mogę rozwiązać problem?
  4. Czy przelewy wewnątrz banku są natychmiastowe?
  5. Jak wyglądają notyfikacje o wpłatach na konto (SMS, email, powiadomienia push)?
  6. W jakim czasie realizowane są przelewy krajowe i międzynarodowe?

Taką samą metodą posługuję się podczas sprawdzania każdego innego produktu finansowego.

Photo by Marvin Meyer on Unsplash

Minimalizacja kosztów i papierów

Korzystając od lat z serwisów firm internetowych, na przykład Google, nigdy nie musiałem z nimi podpisywać papierowej umowy. Nawet gdy zacząłem korzystać z ich oferty komercyjnej G Suite (wówczas Google Apps) to cały proces dział się w oknie przeglądarki i nie wymagał wizyt w oddziale, transportowania, czy instalacji specjalistycznego sprzętu. Wszystko odbywało się za sprawą podstawowego wyposażenia każdego przedsiębiorcy: komputer + internet + prąd.

Jednocześnie od momentu, gdy skończyłem siedemnaście lat i zacząłem pracować w turystyce, szybko zrozumiałem, czym jest ograniczone miejsce w bagażu. Każdy plecak, torba na ramię czy walizka, którą ze sobą targałem to kilogramy „niezbędnego” wyposażenia. Nigdy nie było tam za dużo miejsca na ciężki i zabierający sporo przestrzeni papier.

W każdej działalności minimalizacji kosztów i niezbędnych papierów wygląda inaczej. Nauczony doświadczeniem wiem, co jest dla mnie kluczowe, dlatego przy testowaniu różnych produktów finansowych zadaję sobie pytania:

  1. Czy dana usługa zautomatyzuje procesy, dzięki czemu będę mógł poświęcić więcej czasu klientom?
  2. Czy mogę w dowolnym momencie rozpocząć i zawiesić korzystanie? Czy mogę to zrobić przez internet, czy tylko przez papierowe formularze?
  3. Ile kosztują poszczególne pakiety/progi w sytuacji, gdy będę potrzebował korzystać z większych zasobów?
  4. Czy wsparcie techniczne wymaga dodatkowej opłaty? Jeśli tak to ile ono kosztuje i przez jaki okres obowiązuje?
  5. Jakiego rodzaju dokumenty są potrzebne, by rozpocząć korzystanie z usługi? Czy ich wyrobienie wiąże się z dodatkowym kosztem?
  6. Czy dana firma akceptuje skany, czy muszę wysyłać dokumenty pocztą tradycyjną?
british bank
Photo by Jon Tyson on Unsplash

Gdzie trzymać pieniądze firmowe?

Założenie firmy w UK to czysta formalność, którą każdy jest w stanie zrobić przez internet. Otwarcie rachunku bankowego dla takiej działalności jest nieco bardziej złożone, ponieważ produkty finansowe są ograniczone przez sieć międzynarodowych praw i regulacji.

Dla uproszczenia sytuacji możemy założyć, że rynek finansowy jest w głównej mierze kształtowany przez trzy siły:

  1. Banki tradycyjne – np. brytyjski Coutts lub międzynarodowy ING.
  2. Cały sektor tak zwanego fintech – np. TransferWise lub Payoneer.
  3. Konsumentów (prywatnych i biznesowych).

Wzajemne oddziaływania konkurencyjne i rosnące potrzeby klientów powodują, że pomimo restrykcji mamy wiele produktów pomagających w prowadzeniu biznesu.

Tradycyjne konto w banku brytyjskim

Jeśli jesteś rezydentem Zjednoczonego Królestwa, to możesz swobodnie porównywać i wybierać ofertę ze wszystkich banków w UK. Jeśli tak jak ja, nie jesteś rezydentem tego kraju, a jedynie prowadzisz tam firmę, to założenie konta w tradycyjnym banku nie jest możliwe. Przykładowo Barclays na stronie z ofertą dla firm, stawia następujące wymogi dla posiadacza konta:

barclays
  • wiek minimum 18 lat,
  • prawo stałego pobytu w Wielkiej Brytanii,
  • poświadczenie o zamieszkaniu na terenie Wielkiej Brytanii przez okres minimum 12. miesięcy.

Bardzo podobne wymagania ma teoretycznie bardziej postępowy i nowocześniejszy brytyjski bank należący do Richarda Bransona – Virgin Money:

virgin money
  • firma zarejestrowana w UK,
  • wszystkie osoby związane z firmą (…) są rezydentami Wielkiej Brytanii i mają powyżej 18 lat.

Niektórzy brytyjscy księgowi mogą oferować prowadzenie rachunku bankowego lub podobne produkty finansowe jako swoje usługi. Taka usługa może być przydatna dla przedsiębiorstw o dużej skali. Dla działalności jednoosobowych i małych zespołów jest to z pewnością zbyt kosztowne rozwiązanie. Dla pewności skonsultuj się z ekspertami.

Tradycyjne konto bankowe w kraju, w którym mieszkasz

Hipotetyczne banki w każdym kraju oferują możliwość otwarcia rachunku dla firmy zagranicznej. W rzeczywistości lokalna biurokracja, skostniała struktura i koszty takiej operacji mogą okazać się nieopłacalne. Jedyną metodą weryfikacji jest sprawdzenie tego osobiście.

Alior Bank

W 2015 roku przez pewien czas współpracowałem z uczelnią Asbiro, gdzie poznałem Polaków prowadzących LTD. Polecili mi założenie konta dla nierezydentów w Alior Banku, ze względu na preferencyjne warunki, jakie udało im się wynegocjować. Porównałem wówczas oferty innych dużych banków oraz listę dokumentów, jaka jest potrzebna do otwarcia konta. Poniższa treść to wiadomość od przedstawiciela Alior Banku:

1) Dokumenty będące podstawą prowadzenia działalności:

aktualny odpis z zagranicznego rejestru firm handlowych lub

inny aktualny dokument urzędowy zawierający podstawowe dane o podmiocie, jego statusie, reprezentantach, uwierzytelniony, poprzez:

a) dołączenie apostille, wydanego przez właściwy organ państwa, w którym dokument został wystawiony lub

b) poświadczenie przez polską placówkę dyplomatyczną lub konsularną, a jeżeli w danym kraju nie ma polskiej placówki dyplomatycznej lub konsularnej – przez miejscowego notariusza lub

c) poświadczenie przez bank zagraniczny prowadzący obsługę podmiotu w państwie jego pochodzenia, będący korespondentem Banku lub należący do grupy bankowej, w skład której wchodzi korespondent,

2) Dokumenty wskazujące osoby uprawnione do składania oświadczeń w zakresie reprezentacji (np. pełnomocnictwa notarialne).

Zaznaczam, że powyższa listów dokumentów ma charakter wstępny – Bankier w Oddziale Banku może poprosić o dodatkowe dokumenty. Wyjaśniam również, że Oddział Banku otwierający rachunek ostatecznie podejmie decyzję czy podjęcie współpracy z Państwem będzie możliwe.

Dokumenty wystawione w językach obcych powinny być złożone wraz z ich tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez polskiego tłumacza przysięgłego lub tłumacza zagranicznego. Tłumaczenie sporządzone przez tłumacza zagranicznego musi być uwierzytelnione zgodnie z opisem powyżej – honorowane są zarówno tłumaczenia poświadczone poprzez dołączenie apostille, jak i poświadczone w sposób określony w punkcie 1) podpunkty b) i c).

Otwarcie rachunku dla podmiotu zagranicznego możliwe jest wyłącznie w Oddziale Banku. Nie jest możliwe dostarczenie dokumentów za granicę korespondencyjnie bądź za pośrednictwem kuriera.

Oferta rachunków bieżących dla Klientów Biznesowych uzależniona jest od prowadzonej ewidencji księgowej.

Ostatecznie otwarłem to konto, ale wyłącznie dlatego, że:

  1. Inni przedsiębiorcy „przetarli szlak” i potwierdzali, że konto w Aliorze pomaga w ich firmach.
  2. Nie musiałem płacić za tłumaczenia notarialne. Zakupiłem tańsze kopie tłumaczeń, które z powodzeniem były użyte przy zakładaniu kont dla LTD.
  3. W oddziale w Bydgoszczy pracował polecany przedstawiciel, który był skory do otwierania kont dla firm zagranicznych.

Czy polecam prowadzenie konta firmowego dla LTD w Alior Banku?

Nie, ponieważ:

  • panel online jest archaiczny i działa dobrze wyłącznie na komputerach,
  • przeniesienie do nowego systemu „Bank Nowości” trwa w nieskończoność i obsługa klienta nie jest w stanie powiedzieć, kiedy nastąpi zmiana dla wszystkich klientów,
  • dotychczasowe aplikacje mobilne były strasznie słabej jakości, więc praktycznie z nich nie korzystałem,
  • nie ma możliwości skonfigurowania logowania dwuskładnikowego lub przynajmniej z wykorzystaniem czytników biometrycznych,
  • potwierdzenia transakcji są wyłącznie przez SMS-y, co nie jest bezpiecznym rozwiązaniem,
  • kursy wymiany walut, choć korzystne, są znacznie wyższe niż np. w TransferWise,
  • przelewy międzynarodowe są kosmicznie drogie, bo opierają się na tradycyjnej (czytaj archaicznej) sieci bankowej,
  • akceptowanie wpłat zza granicy jest możliwe wyłącznie przez numery IBAN, co nie jest kompatybilne np. z systemem brytyjskim, gdzie w użyciu są Sort Code i Account Number,
  • system bankowy nie jest kompatybilny z serwisami do prowadzenia księgowości np. Wave,
  • karty debetowe są przypisane do rachunku w danej walucie; nie ma możliwości wyrobienia jednej karty do obsługi wszystkich walut jednocześnie jak np. w TransferWise i Revolut.

Do tego dochodzą jeszcze czynniki zewnętrzne, niezależne od banków:

  1. Obecne władze w Polsce demonizują prowadzenie działalności za granicą i straszą swoich obywateli konsekwencjami, wykorzystując do tego publiczne instytucje [kopia zapasowa].
  2. Od 2018 roku służby bezpieczeństwa w Polsce mogą zamrozić firmowe konto w banku na 72 godziny, bez podawania przyczyny. Wystarczy tylko podejrzenie.
  3. Urząd skarbowy zyskuje kolejne przywileje, które pozwalają na przeprowadzenie kontroli pod nieobecność podatnika oraz poprzez kontrolę jego kontrahentów
  4. Centralny Mechanizm Oceny oraz STIR to systemy wprowadzane bez konsultacji społecznych, mające na celu monitorowania ruchu w internecie, w celu szukania wyłudzeń VAT. Intencja jest dobra, ale realizacja może doprowadzić do nadużyć i wycieku wrażliwych danych. Prostą metodą ochrony połączenia internetowego, niezależnie od tego, gdzie się łączysz, jest korzystanie z VPN-a.
  5. Niezależność sądów od władz jest jednocześnie filarem demokracji oraz swobody gospodarczej. Obecnie polskie sądownictwo jest intensywnie modyfikowane przez władze, co spotyka się z ostrą krytyką Unii Europejskiej.
Wideo zrealizowane przez zagraniczny serwis vox.com 

Dla mnie są to wystarczające powody, by szukać alternatywnych produktów finansowych poza granicami Polski.

Konto w ramach Fintechu

Fintech to zbiorcze określenie na wszystkie firmy łączące finanse z technologią. Najczęściej ich główną przestrzenią działania jest internet i aplikacje mobilne, a nie fizyczne oddziały i czerwone dywany. Często oferują konkurencyjne produkty dla banków tradycyjnych, wygodniejsze rozwiązania dla użytkowników oraz niższe prowizje za przelewy, karty i tym podobne.

Branża ta zmienia się bardzo dynamicznie i zawsze warto zweryfikować u źródła, jakie są obecne prowizje i zasady działania. Poniżej opisuję produkty finansowe, które z powodzeniem wykorzystuję do prowadzenia LTD w Wielkiej Brytanii.

Payoneer

Payoneer

Założona w 2005 w Nowym Jorku firma promuje się jako finansowy łącznik między freelancerami a firmami/platformami. Przykładowo:

  1. Obywatel Czech, sprzedający autorskie zdjęcia na amerykańskim Gettyimages.
  2. Obywatel Filipin, realizujący projekty logotypów na platformie Fiverr.
  3. Obywatel Egiptu, oferujący produkty w ramach Fulfillment by Amazon.

Działa to też przy bardziej złożonych sytuacjach, jak moja: obywatel Polski, sprzedający usługi online przez Stripe, z firmą w Zjednoczonym Królestwie, który często zmienia swoje miejsce pobytu.

Z czego jestem zadowolony:

  • brak miesięcznych/rocznych opłat,
  • waluty są obsługiwane przez banki, w tychże krajach, czyli:
  • dolary amerykańskie (USD) – amerykański First Century Bank,
  • funt szterling (GBP) – brytyjski Barclays,
  • euro (EUR) – niemiecki Wirecard Bank AG,
  • dolary australijskie (AUD) – australijski National Australia Bank,
  • dolary kanadyjskie (CAD) – kanadyjski DirectCash Bank,
  • jeny japońskie (JPY) – japoński MUFG Bank,
  • juany chińskie (CNY/CNH) – chiński standard China National Advanced Payments System,
  • automatyczne wpływy ze Stripe w USD i EUR przechodzą bez przeszkód,
  • karty debetowe MasterCard w USD, EUR, GBP działają wszędzie tam, gdzie akceptowany jest MasterCard,
  • przelewy za należny podatek VAT do instytucji w danych krajach są darmowe (w tym MOSS),
  • niskie opłaty za przyjmowanie wpłat, przelewy, roczne opłaty za karty debetowe,
  • działa od lat i rozwija się wraz ze wzrostem sektora online marketplace,
  • spełnia rygorystyczne wymagania instytucji finansowych,
  • teoretycznie każdy, niezależnie od miejsca pobytu, prowadzenia biznesu i zarejestrowanej spółki, może korzystać z Payoneer.
Zwróć uwagę, że Payoneer może pobrać dowolną prowizję za każde użycie karty

Co powinni poprawić:

  • złożona struktura opłat za używanie karty online/w sklepach; w praktyce dodatkowe prowizje naliczane są przy każdej transakcji, niezależnie od tego, gdzie zlokalizowany jest sprzedawca, 
  • brak wspólnej karty do obsługi wszystkich walut jak w TransferWise i Revolut,
  • obsługa klienta jest na niskim poziomie – odpowiedź na dowolne pytanie trwa przez wiele dni, system mailowy jest chaotyczny, brak opcji chatu w aplikacji,
  • design stron jest archaiczny i dostosowany wyłącznie do komputerów; wymusza otwieranie nowego okna/zakładki podczas logowania i korzystania ze wsparcia,
  • bardzo ograniczona aplikacja o równie słabym designie co strona,
  • przelewy międzynarodowe są ograniczone do obowiązującej waluty w danym kraju, np. do Polski mogę zrobić przelew tylko w złotówkach po kursie Payoneer,
  • brak możlwości realizacji przelewu w USD na konto w tej walucie w TransferWise,
  • tempo rozwoju ich usług i zasad działania wydaje się znacznie wolniejsze, w porównaniu do młodszych fintechów jak TransferWise czy Revolut,
  • konto w GBP (Sort Code i Account Number) nie są kompatybilne ze Stripe.

Pamiętaj, że są to tylko moje doświadczenia. Ogólnie cieszę się, że tego typu rozwiązanie istnieje na rynku i pozwala na minimalizację kosztów, automatyzację i integrację innych usług. Dla mnie kluczowym elementem jest kompatybilność ze Stripe, który stanowi rdzeń operacji finansowych w Nerd on Tour.

Jeśli założysz nowe konto w Payoneer z wykorzystaniem powyższego odnośnika, to dostaniesz 25 USD, gdy wpłaty na konto przekroczą 1000 USD. Jest to link afiliacyjny (szczegóły programu), czyli ja, jako osoba polecająca również otrzymam 25 USD, gdy spełnione zostaną powyższe wymagania.

Dziekuję serdecznie za wsparcie!

TransferWise

Założona w 2011 roku w Estonii, z siedzibą w Londynie i oddziałami w Nowym Jorku, Singapurze i Tallinnie firma skupia się na przelewach międzynarodowych oraz rachunkach w bardzo wielu walutach. Od początku 2018 oferuje kartę debetową MasterCard, podpiętą do wszystkich rachunków jednocześnie, która jest najwygodniejszym rozwiązaniem płatniczym dla podróżników i przedsiębiorców działających na wielu rynkach.

Historia powstania TransferWise tłumaczy, w jaki sposób mogą oni oferować konwersję walut nie wiele droższą niż oficjalny kurs mid-market, czyli taki jaki widzisz po wpisaniu np. „GBP to PLN” w Google. Dwaj Estońscy założyciele pracowali w Wielkiej Brytanii i często zamieniali funty na obowiązujące w Estonii euro, tracąc 5% na każdym transferze. By zaoszczędzić, uzgodnili, że każdy z nich będzie realizował potrzebne przelewy w imieniu drugiego wewnątrz sieci bankowej w danym kraju. Z czasem powiększyli zasięg działania i stworzyli dobrze prosperujący biznes, który przyciągnął wielu inwestorów, w tym Richarda Bransona.

TransferWise peer to peer transfer
Konspekt pokazujący jak działa TW by EdMercer [CC BY-SA 4.0 ], from Wikimedia Commons

Z czego jestem zadowolony:

  • brak miesięcznych/rocznych opłat,
  • niskie i czytelnie przedstawione opłaty przed realizacją każdego przelewu/konwersji,
  • waluty są obsługiwane przez banki, w tychże krajach (w tym w Polsce),
  • możesz otrzymywać normalne przelewy od firm i osób prywatnych w USD, GBP, EUR i AUD,
  • jedna karta debetowa MasterCard do obsługi wszystkich rachunków/walut,
  • w przypadku braku lokalnej waluty na karcie TW dokonuje konwersji z innej dostępnej waluty według najtańszego możliwego kursu,
  • czytelny i funkcjonalny design strony i aplikacji,
  • wszystkie operacje można zrealizować przez stronę i aplikację,
  • wysokie i skuteczne standardy bezpieczeństwa – logowanie dwu-składnikowe, zabezpieczenia biometryczne, potwierdzenie logowania przez aplikację itp.
  • bardzo dobre wsparcie klienta dostępne przez czat, email, telefon,
  • wygodne wyszukiwanie kluczowych informacji w dziale pomocy,
  • szybka realizacja przelewów z potwierdzeniem każdego etapu,
  • możliwość realizacji wielu przelewów do pracowników lub opłat za faktury jednocześnie (w tym w różnych walutach),
  • integracja z zewnętrznym oprogramowaniem i wewnętrznymi systemami dzięki API,
  • spełnia rygorystyczne wymagania instytucji finansowych,
  • imponujące tempo rozwoju oraz stabilna pozycja ekonomiczna firmy, co nie jest regułą w świecie startupów/fintechów,
  • konto firmowe działa pod tym samym profilem co konto prywatne – przełączanie się jest podobne jak w usługach Google (ikona w prawym górnym rogu),
  • oferta usług dla firm i osób jest bardzo podobna,
  • akceptowanie wpłat z Amazon Seller Center,
  • wpłaty środków na konta TransferWise z użyciem Apple Pay,
  • TransferWise nie jest bankiem tylko instytucją elektronicznych pieniędzy (Electronic Money Institution), regulowaną przez brytyjski Financial Conduct Authority; twoje środki trzymane są na koncie w banku Barclays, który w przypadku niewypłacalności TransferWise gwarantuje zwrot w ramach Financial Services Compensation Scheme.

Co powinni poprawić:

  • akceptowanie wpłat ze Stripe, PayPal, Skrill i innych systemów, które obecnie nie są kompatybilne z TW,
  • możliwość otwarcia rachunku w kryptowalutach jak Bitcoin, który do 2013 był przez nich obsługiwany, ale instytucje finansowe zablokowały tę opcję,
  • zmiana PIN na karcie debetowej jest możliwa tylko w bankomatach, co nie jest najwygodniejszym rozwiązaniem; powinna być możliwość zmiany przez stronę i aplikację,
  • możliwość przyjmowania normalnych przelewów od firm i osób prywatnych w pozostałych walutach, w tym w PLN; obecnie złotówki można wpłacać wyłącznie z konta bankowego w Polsce, które należy do Ciebie lub do Twojej firmy.

Jestem bardzo zadowolony z usług TransferWise. Są dla mnie kluczowym rozwiązaniem zawsze, gdy potrzebuję dokonać konwersji walut – do przelewów międzynarodowych lub płatności za usługi online. Ponadto ich karta najlepiej sprawdza się podczas podróży. W dowolnym momencie można uruchomić rachunek w lokalnej walucie i kupić odpowiednie środki albo pozwolić, by system automatycznie dokonał konwersji po najtańszym kursie.

Dodatkowym atutem TransferWise jest możliwość otwarcia konta firmowego dla działalności z praktycznie każdego kraju, w tym z Polski. W zależności od struktury organizacji wymagają innych dokumentów weryfikacyjnych, jednak zawsze starają się, by proces był szybki i prosty.

Jeśli założysz konto z wykorzystaniem powyższego odnośnika, to będziesz mógł zrealizować pierwszy międzynarodowy przelew do 500 GBP lub ekwiwalentu w innej walucie bez marży TransferWise. Jest to link afiliacyjny (szczegóły programu), czyli ja, jako osoba polecająca otrzymam 50 GBP, jeśli co najmniej trzy osoby zrealizują przelewy powyżej 200 GBP.

Bardzo dziękuję za wsparcie!

Revolut

Revolut

Założony w 2015 roku fintech wyszedł z podobnego założenia co TransferWise – przelewy są drogie i nie przystają do potrzeb mobilnych obywateli świata. Skupili swoją energię na stworzeniu „banku w aplikacji” z darmowymi przelewami międzynarodowymi i kartą debetową obsługującą wszystkie waluty, co przyciąga rzeszę nowych klientów.

Z czego jestem zadowolony:

  • aplikacja mobilna jest jedną z najlepszych, jakie testowałem, zarówno pod względem designu, czytelności, jak i wygody użytkowania,
  • dobra obsługa klienta (przez chat w aplikacji i przez email),
  • możliwość wygenerowania wirtualnych kart płatniczych – zwiększają bezpieczeństwo płatności w internecie,
  • brak miesięcznych/rocznych opłat za konto prywatne (konta firmowe mają 14. dniowy okres próbny, potem trzeba płacić za rok z góry),
  • notyfikacje w telefonie pokazują wszystkie potrzebne informacje – o transakcjach, wpływach, konwersjach,
  • oprócz standardowych zabezpieczeń (czytniki biometryczne, potwierdzenia transakcji w aplikacji), oferują też nowatorskie metody np. ochronę wypłat z karty w połączeniu z pozycją GPS z Twojego telefonu,
  • różne plany taryfowe, które powiększają limity darmowych przelewów i wypłat z bankomatów oraz oferują dodatkowe usługi jak ubezpieczenie podróżne lub ubezpieczenie telefonu,
  • aktywna społeczność użytkowników, którzy pomagają udoskonalać tę usługę,
  • obsługa kryptowalut,
  • wpłaty środków do Revolut z użyciem Apple Pay,
  • realizacja wielu przelewów jednocześnie oraz integracja z zewnętrznym oprogramowaniem i wewnętrznymi systemami dzięki open API,
  • Revolut nie jest bankiem (obecnie stara się nim zostać) tylko instytucją elektronicznych pieniędzy (Electronic Money Institution), regulowaną przez brytyjski Financial Conduct Authority; twoje środki trzymane są na koncie w banku Lloyd’s lub Barclays, którzy w przypadku niewypłacalności Revolut gwarantują zwrot w ramach Financial Services Compensation Scheme.

Co powinni poprawić:

  • logowanie dwuskładnikowe do konta firmowego jest wyłącznie na podstawie kodu, który przychodzi na maila przy każdym logowaniu; nie ma możliwości skonfigurowania aplikacji do generowania kodów (jak Google Authenticator, Authy)
  • możliwość miesięcznych opłat za konto firmowe, zamiast rocznej opłaty z góry,
  • obsługa prywatnego rachunku również przez stronę (obecnie tylko przez aplikację); konto firmowe można obsługiwać tylko przez stronę (nie wiadomo kiedy będzie można przez aplikację),
  • tradycyjne przelewy do Revolut mogą być realizowane wyłącznie z wykorzystaniem standardu brytyjskiego (Sort Code i Account Number) lub europejskiego (IBAN), co może wiązać się z wysokimi opłatami i długim czasem realizacji, jeśli wysyłasz pieniądze z tradycyjnego banku,
  • chaos informacyjny – otwarte forum dla użytkowników/miłośników powoduje, że można znaleźć sprzeczne informacje na ten sam temat; jednocześnie obsługa klienta przez chat/email odpowiada ze sporym opóźnieniem albo wcale.

Co już poprawili, ale jeszcze nie zdążyłem przetestować:

  • miesięczne/roczne limity wpłat z kart płatniczych – z tego, co przekazują użytkownicy, ograniczenia zostały zniesione lub zostały mocno podniesione,
  • możliwość akceptowania wpłat ze Stripe, PayPal, Amazon itp. – gdy ja testowałem konto Revolut Business w czerwcu 2018 ta funkcjonalność, nie była dostępna; teraz już jest, jednak wymaga opłacenia konta dla firm.

Revolut obecnie nie oferuje publicznie dostępnego programu afiliacyjnego dla swoich klientów. Powyższy link wygenerowałem z aplikacji i będzie mi miło, jeśli z niego skorzystasz do założenia swojego konta, jednak żadna ze stron nie otrzymuje dodatkowych bonusów.

Automatyzacje Revolut Business

Jeśli zajmujesz się programowaniem, z pewnością wiesz jak połączyć systemy z użyciem API. Jednak jeśli nie jest to Twoja działka, to ja bardzo chętnie pomogę Ci w połączeniu Revolut Business z usługami, z których już korzystasz.

Od prostych powiadomień o nowych transakcjach wysyłanych przez email lub SMS do konkretnych osób, przez dodawanie rekordów do arkusza kalkulacyjnego, aż po zapisywanie zmian w programie do księgowości. Wszystkie te integracje działają dzięki automatyzacji Zapier, z których sam z powodzeniem korzystam w mojej firmie.

Wyślij email z opisem integracji, jaka jest Ci potrzebna na: piotrek@nerdontour.net lub napisz wiadomość przez formularz kontaktowy.

Tide

Londyńska firma uruchomiona w 2016 jest jednym z wielu finansowych produktów Prepay Technologies działającego od 2000 roku. Podobnie jak Revolut, tworzą „bank w telefonie” z niskimi opłatami oraz integracjami przez API. Ta odważna wizja przyciągnęła wielu inwestorów.

Aktualnie zakończyłem proces rejestracji i odebrałem kartę debetową. Mam za mało doświadczenia w korzystaniu z tej usługi, żeby opisać ją w szczegółach. Uzupełnię artykuł, gdy przetestuję Tide w konkretnych sytuacjach.

Poniżej przedstawiam pierwsze wrażenia. Z czego jestem zadowolony:

  • konto firmowe dla LTD można otworzyć, jeśli jest się dyrektorem; nie trzeba być rezydentem Wielkiej Brytanii,
  • dobry design strony i aplikacji,
  • brak miesięcznych/rocznych opłat,
  • dobry support przez chat w aplikacji,
  • możliwość obsługi rachunku przez aplikację lub stronę,
  • łatwe akceptowanie i wysyłanie przelewów w ramach brytyjskiego systemu bankowego (Sort Code i Account Number),
  • możliwość akceptowania wpłat ze Stripe i PayPal (ale wyłącznie w funtach brytyjskich)
  • szybki proces zakładania konta przez aplikację; sami sprawdzają wpisy w rejestrze Companie House,
  • aplikacja zabezpieczona czytnikiem biometrycznym,
  • integracje z programami księgowymi oraz z innymi systemami, dzięki API,
  • Tide jest brandem należącym do Prepay Technologies, który nie jest bankiem, tylko instytucją elektronicznych pieniędzy (Electronic Money Institution), regulowaną przez brytyjski Financial Conduct Authority; twoje środki trzymane są na koncie Prepay Technologies, którzy w przypadku niewypłacalności Tide gwarantują zwrot w ramach Financial Services Compensation Scheme.

Co mogliby poprawić:

  • na chwilę obecną Tide obsługuje wyłącznie brytyjskie przelewy w ramach Faster Payments; brak rachunków w innych walutach i obsługi przelewów międzynarodowych (zapisz się, by dostać powiadomienie o aktualizacjach Tide),
  • aplikację na iOS lub Android można pobrać wyłącznie z brytyjskiego App Store/Google Play; żeby nie powodować problemów związanych ze mianą kraju na Twoim obecnym koncie Apple ID/Google sugeruję stworzenie osobnego konta UK w tychże serwisach (Apple ID/Google),
  • formularz rejestracyjny pyta o „home address” osoby zakładającej konto, zamiast o „registration address” firmy, co wprowadza zamęt; po przejściu wszystkich etapów można wyjaśnić sytuację przez chat w aplikacji,
  • zmiana PIN na karcie, tylko przez bankomat; powinna być też zmiana przez aplikację,
  • logowanie w przeglądarce jest możliwe wyłącznie przy użyciu aplikacji; bez telefonu nie można obsługiwać konta na komputerze, co nie jest najwygodniejszym rozwiązaniem,
  • weryfikacja tylko z użyciem brytyjskiego numeru komórkowego,
  • wysyłka karty tylko pod adres rejestrowy (trading address); jeśli Twoje wirtualne biuro odbiera pocztę, to pewnie jest też w stanie przesłać Ci kopertę pod dowolny inny adres na świecie,
  • wsparcie klienta działa głównie w godzinach europejskich; czasami trzeba poczekać kilka godzin na odpowiedź.

Tide obecnie nie oferuje publicznie dostępnego programu afiliacyjnego dla swoich klientów. Powyższy link to po prostu adres strony tide.co. Będzie mi miło, jeśli w niego klikniesz, jednak żadna ze stron nie otrzymuje dodatkowych bonusów.

N26

N26 bank

Niemiecki fintech działa od 2013 roku, a w 2016 uzyskał licencję bankową i otwarł się na kraje, gdzie obowiązuje Euro. Klienci z Wielkiej Brytanii, w tym firmy mogą zapisać się na „early access” i oczekiwać na zaproszenie do otwarcia konta. N26 podobnie jak Revolut, jest „mobilnym bankiem” z niskimi konwersjami, oferującym darmowe oraz płatne wersje rachunków oraz produktów finansowych. Firma obsługuje ponad milion klientów i przyciągnęła wielu inwestorów, w tym Petera Thiela, założyciela PayPala.

Ja obecnie czekam na możliwość otwarcia konta firmowego w UK w N26. Gdy to nastąpi, uzupełnię artykuł o moje wrażenia.

Bez wiarygodnej obecności w internecie nie założysz konta w banku

Strona internetowa to Twoja wizytówka. Może zawierać wyłącznie podstawowe informacje kontaktowe, jak nazwa firmy, numer telefonu i adres email, ale najważniejsze jest, by była dostępna na „wyciągnięcie ręki”. Wszystkie wyżej opisane instytucje, sprawdzają to, kim jesteś w internecie.

Tradycyjny bank to ogromna siedziba w dużym mieście, czerwone dywany na wejściu oraz kolejka nerwowo oczekujących klientów. Koszty reprezentatywnej nieruchomości oraz pracowników utrzymujących odpowiedni szyk, są wliczone w produkty finansowe takiego banku.

Konta w ramach banków internetowych (w tym instytucji fintech) nie mają takich kosztów, więc mogą zaproponować znacznie tańsze produkty. Do tego dochodzi jeszcze kwestia rozwiązań technologicznych wewnątrz ich struktur, które pozwalają skutecznie konkurować z tradycyjnymi bankami.

Potwierdź to, kim jesteś i czym zajmuje się Twoja firma

W bankach tradycyjnych to przedstawiciel, podczas spotkania na żywo w placówce, podejmuje decyzję o otwarciu konta (vide powyższy przykład w Alior Banku). W bankach internetowych wszystko odbywa się przez aplikację lub stronę. To etap, który dotyczy Cię, jako osoby.

Weryfikacja firmy odbywa się automatycznie (jak w przypadku Tide) albo należy przesłać wygenerowany certyfikat rejestracji LTD w Companies House w PDF (Payoneer, TransferWise i Revolut). Dodatkowo każdy fintech chce zobaczyć potwierdzenie obecności firmy w internecie – Twoją stronę internetową i profile w social mediach.

Jane Wander

Przykładem minimalistycznej strony „wizytówkowej”, która może posłużyć do weryfikacji działalności, jest stworzona przez Nerd on Tour: janewander.eu. Zawiera ona wszystkie podstawowe elementy:

  1. Unikalną, kupioną na potrzeby firmy domenę z rozszerzeniem .eu. Nie jest to darmowa strona, która w adresie ma np. janewander.wordpress.com, janewander.blogspot.com, janewander.tumblr.com.
  2. Certyfikat szyfrowania SSL/TLS, dzięki czemu przeglądarki widzą ją jako bezpieczną (zamknięta kłódka). To oznacza też, że przesyłanie wrażliwych danych, jak numer telefonu, email, detale karty płatniczej są szyfrowane i można realizować płatności online (np. przez Stripe).
  3. Adres email pod własną domeną hi@janewander.eu jest dodatkowym czynnikiem weryfikującym, ponieważ tylko Jane może posiadać taką skrzynkę. Dla porównania dowolna osoba może założyć adres janewander@gmail.com i wykorzystać go w niecnych celach.
  4. Klarowny design, który od razu pokazuje, kim jest Jane Wander, na czym polega jej działalność oraz jak można się z nią skontaktować.
  5. Ikony prowadzące do portali społecznościowych pozwalają szybko sprawdzić aktywność Jane oraz relacje z klientami i branżą, w jakiej funkcjonuje.
  6. Numer telefonu z kodem kraju i linkiem HTML pomaga uzyskać bezpośrednie połączenie. Niektóre instytucje będą chciały porozmawiać z Tobą przez telefon, by dodatkowo zweryfikować działalność.
  7. Strona postawiona jest na światowej klasy hostingu w chmurze, dzięki czemu ładuje się błyskawicznie, niezależnie od urządzenia i lokalizacji przeglądającego.

Pamiętaj, że lepiej jest mieć stronę z niewielką ilością informacji, niż nie posiadać jej w ogóle. Z czasem można ją rozbudować, dodać kolejne sekcje, ofertę, zdjęcia i tak dalej. Podobnie wygląda kwestia profili w social mediach. Lepiej dopracować jeden kanał, np. Instagram i z czasem, rozszerzyć obecność w pozostałych miejscach.

W Tide nie założysz konta bez brytyjskiego numeru komórkowego

Z jednej strony Tide znosi wymóg rezydencji w UK dla osób zakładających konto firmowe, ale z drugiej strony stawia przeszkody, które mogą zniechęcić potencjalnych klientów. Ich aplikacja mogłaby być dostępna we wszystkich regionach App Store/Google Play. Obecnie, jeśli nie korzystasz domyślnie z brytyjskiego sklepu z aplikacjami w swoim telefonie, to musisz utworzyć nowe konto, by pobrać Tide.

Tide.co account

Drugą przeszkodą jest wymóg weryfikacji przez podanie brytyjskiego numeru komórkowego. Jak wiele innych serwisów, przez otrzymanie SMS-a z kodem, chcą przypisać numer do Twojego konta. Tutaj również mogliby zezwolić na podanie dowolnego numeru komórkowego z odpowiednim kodem kraju. Alternatywnie mogliby pozwolić na podanie stacjonarnego numeru brytyjskiego i przekazanie kodu weryfikacyjnego przez syntezator mowy (tak robi na przykład Google My Business w niektórych krajach).

W Nerd on Tour korzystamy z operatorów VoIP mających w swojej ofercie numery stacjonarne i komórkowe ze wszystkich krajów i regionów. Oprócz weryfikacji w takich serwisach jak Tide przydają się one również w odbieraniu i wykonywaniu połączeń międzynarodowych. Podobnie jak w przypadku banków tradycyjnych i internetowych, koszt utrzymania numeru oraz wykonywania połączeń przez VoIP jest znacznie niższy niż u normalnych operatorów telefonicznych.

Ponadto, usługi VoIP są w pełni kompatybilne z innymi systemami online, dzięki czemu można np. otrzymywać SMS-y w formie maili, ustawić godziny, w jakich połączenia mają być odbierane lub przekazywane dalej lub zapisywać nagrania z poczty głosowej w chmurze. Obsługa numeru VoIP nie wymaga posiadania dedykowanych urządzeń. Twój obecny smartfon/komputer jest w pełni kompatybilny z rozwiązaniami VoIP.

Wyślij email z opisem rozwiązania VoIP, jakie jest Ci potrzebne na: piotrek@nerdontour.net lub napisz wiadomość przez formularz kontaktowy.

accepting money
Photo by Chris Lawton on Unsplash

Jeśli założenie konta firmowego jest tak problematyczne, to może będę prowadzić finanse na koncie prywatnym?

We wstępie do tematyki LTD opisałem, że w prawie brytyjskim istnieje rozdzielność między osobą prywatną a firmą, nawet jeśli oba podmioty nazywają się tak samo. Jest to forma ochrony Ciebie i Twoich finansów osobistych przed bankructwem Twojego przedsięwzięcia. Dlaczego nie należy nadużywać tego przywileju:

  1. Pamiętaj, że brytyjski księgowy jest Twoją pierwszą linią obrony w kontaktach z urzędem skarbowym (Her Majesty’s Revenue and Customs – HMRC) lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (Department of Work and Pensions – DWP). Jeśli przez niejasną strukturę finansową wzbudzasz podejrzenia u księgowego, może on odmówić współpracy.
  2. Nawet jeśli dokonujesz niewiele operacji finansowych (zakupów, sprzedaży) w miesiącu, to wraz z rozwojem firmy będzie ich więcej. Oddzielenie rachunku firmowego od osobistego od samego początku, pozwoli Ci na łatwiejsze prowadzenie rozliczeń i podsumowań rocznych.
  3. Niezależnie czy swoje usługi oferujesz osobom prywatnym, czy firmom to przyjmowanie wpłat na konto prywatne, będzie wzbudzać podejrzenia. Ponadto operatorzy płatności online jak Stripe, nie pozwolą Ci na przelewanie zarobionych środków na konto osobiste.

Jak przyjmować wpłaty w ramach LTD w Zjednoczonym Królestwie?

Na szkoleniach i spotkaniach na temat prowadzenia LTD, w których uczestniczyłem, odradzano przyjmowania jakichkolwiek wpłat w gotówce. Jest to tym bardziej problematyczne, gdy tak jak w moim przypadku, praca odbywa się za granicą lub w internecie, a nie w fizycznej lokalizacji na terenie Wielkiej Brytanii.

bank transfer
Photo by rawpixel on Unsplash

Dlaczego przelewy to preferowana forma prowadzenia finansów w LTD?

  1. Każdy z nich jest automatycznie opisany – posiada datę, wartość, nazwę, nadawcę. Jest to szczególnie istotne podczas rozliczeń okresowych.
  2. Banki realizujące płatność weryfikują zgodność danych nadawcy i odbiorcy. Dzięki temu łatwo wprowadzić poprawki lub zrealizować przelew ponownie.
  3. Obie strony otrzymują wiarygodne potwierdzenie transakcji. W przypadku sporów łatwo jest sprawdzić historię przelewów.

Opisane powyżej instytucje finansowe bardzo ułatwiają elektroniczny obrót pieniędzmi firmowymi, a dzięki kartom debetowym umożliwiają płacenie za produkty lub wypłatę gotówki w dowolnym miejscu na świecie.

Przyjmowanie przelewów na konto firmowe

Niezależnie od tego, gdzie zdecydujesz się trzymać firmowe pieniądze, należy pamiętać, że każde przewalutowanie to strata. Najlepszym rozwiązaniem jest przyjmować środki w natywnej walucie, czyli jeśli Twoja usługa jest w euro, to wpłata powinna być na rachunek w tym rozliczeniu. Jeśli nie jest to możliwe, to zawsze minimalizuj koszty konwersji – wybieraj serwisy, która mają najniższe prowizje.

Akceptowanie wpłat przez operatorów płatniczych i online marketplace

Jak podkreślałem we wprowadzeniu do LTD, posiadanie firmy w UK otwiera drzwi na współpracę z całym światem. Oznacza to, że niezależnie od miejsca pobytu, możesz oferować swoje usługi i produkty na wszystkich rynkach i platformach. By ułatwić realizowanie transakcji potencjalnym kupującym oraz otrzymywać natychmiastowe potwierdzenia wpłat, warto skorzystać z pośredników płatności.

Stripe – najlepszy operator płatności

Stripe logo

Jestem zapalonym graczem i szczególnie gry z gatunku action-adventure jak Zelda, Uncharted czy Assassin’s Creed inspirują mnie do eksplorowania destynacji, na których bazie, te gry są tworzone. W roku 2010 pojawił się rewolucyjny Humble Bundle, który pozwalał płacić dowolną kwotę za pakiet gier i to właśnie tu po raz pierwszy doświadczyłem wygody płatności przez Stripe.

Przez lata podziwiałem, jak bracia Collison budują nie tylko najprostszą w użyciu i w implementacji metodę płatności online, ale także platformę oferującą gamę produktów finansowych. Wiele firm korzystających ze Stripe oraz wsparcie takich inwestorów jak Google i Elon Musk, powoduje, że firma jest warta 20 miliardów dolarów.

Z czego jestem zadowolony:

Co mogliby poprawić:

Przykład integracji Stripe i Lyft

Jestem niesamowicie zadowolony z możliwości, jakie daje mi Stripe. Niezależni twórcy internetowi, w tym Pieter Levels z nomadlist.com, chętnie implementują Stripe w swoich produktach i usługach. Robią to, bo od początku bracia Collison stawiają potrzeby developerów na pierwszym miejscu. Dzięki łatwości integracji z dowolną usługą, aplikacją, grą czy platformą Stripe staje się obowiązującym standardem płatności w internecie.

Stripe nie prowadzi programu afiliacyjnego. Zamiast tego oferuje program partnerski dla twórców aplikacji i serwisów, którzy chcą zacieśnić współpracę i zostać dodani do listy zweryfikowanych partnerów. Powyższy link rejestracyjny to po prostu: https://dashboard.stripe.com/register.

PayPal

PayPal

Jest to bez wątpienia pierwszy fintech, który zaoferował bezpieczne płatności przez internet i stał się standardem w USA i bardzo wielu krajach na świecie. Stworzony w 1998, połączył siły z serwisem bankowym Elona Muska w roku 2000, a w 2002 został sprzedany eBay’owi za 1.5 miliarda dolarów. Fortuna pomogła w dalszych sukcesach oryginalnych twórców, którzy dziś nazywani są żartobliwie „Mafią PayPala”.

Elon Musk jest jednym z członków Mafii PayPala By Heisenberg Media [CC BY 2.0 ], via Wikimedia Commons

Od strony użytkownika PayPal może być postrzegany jako wygodna i dodatkowo zabezpieczona metoda płatności. Niestety jest szereg powodów, dlaczego nie polecam akceptowania wpłat przez PayPal, jeśli prowadzisz firmę w UK:

  • Twoje obecne konto PayPal jest przypisane do osoby i do kraju, w którym je zakładałeś, więc nie utworzysz pod nim profilu firmowego (tak jak w TransferWise),
  • by móc utworzyć konto w innym kraju, niż ten, w którym obecnie przebywasz, musisz korzystać z VPN-a, ponieważ system PayPala domyślnie blokuje próby logowania z „obcego” IP w przeglądarkach,
  • do utworzenia nowego konta w danym kraju potrzebujesz osobny adres email, więc jeśli chcesz korzystać z PayPal w wielu miejscach na świecie na lokalnych zasadach, to musisz przełączać się między tymi kontami oraz regionami z VPN-em,
  • naliczanie wysokich opłat i konwersji w zależności skąd przychodzą środki oraz gdzie są przekazywane dalej,
  • wypłacać środki z brytyjskiego PayPala dla firm można wyłącznie na konto w UK (przez Sort Code i Account Number); jedyną opisaną przeze mnie usługą kompatybilną z tym systemem jest Tide,
  • PayPal może przetrzymać Twoje środki nawet przez 90 dni, co może być bardzo problematyczne dla wielu biznesów,
  • istnieje bardzo długa lista krytyki związanej z tym, jak od lat PayPal traktuje swoich kontrahentów,
  • PayPal oferuje podstawowe funkcje jak płatność z wykorzystaniem adresu email odbiorcy, przycisk lub link na stronę, ale jest trudniejszy w implementacji z innymi systemami niż Stripe.

Jeśli nie Stripe i PayPal, to co?

Jest wiele firm oferujących rozwiązania finansowe dla biznesów. Poszukuj i sprawdzaj, bo w zależności od struktury Twojej organizacji, usług, potrzeb i lokalnych regulacji, będziesz korzystać z innych firm niż Nerd on Tour. Nie korzystałem z poniższych serwisów, ale może na pewnym etapie, warto będzie porównać ich oferty:

Online Marketplace

Amazon, ShopifyeBay, Fiver, Etsy, Envato to przykłady rozbudowanych platform online, które oferują pośrednictwo między sprzedawcami/freelancerami a odbiorcami liczonymi w setkach milionów. Współpraca z takimi gigantami daje większą szansę znalezienia klientów, ale wiąże się z akceptacją ich opłat i zasad działania.

Opisany powyżej Payoneer wydaje się najbardziej kompatybilny z większością dostępnych online marketplace. Warto też spróbować podłączyć konta TransferWise lub Revolut. Obecnie jestem na etapie testowania różnych platform. Gdy będę miał więcej doświadczenia, to dodam je do tego artykułu.

Łączenie wielu kont i usług finansowych

Masz pełną dowolność w tworzeniu układu przepływu środków. W zależności od tego co oferujesz i komu, będziesz korzystać z danych rozwiązań.

Przykład 1

  1. Na stronie internetowej masz przycisk do płatności Stripe.
  2. Kwota ze Stripe jest przelewana na konto w Payoneer.
  3. Kartą debetową Payoneer zasilasz konto Revolut i konwertujesz na inne waluty.

Przykład 2

  1. Sprzedajesz produkty przez Amazona.
  2. Środki trafiają na konto TransferWise.
  3. Przelewasz z TransferWise na konto w tradycyjnym banku.

Przykład 3

  1. Wystawiasz fakturę za usługi i przyjmujesz przelew w Tide.
  2. Kartą Tide zasilasz rachunek w Revolut.
  3. Konwertujesz środki w Revolut i używasz karty wirtualnej do zakupów w internecie.

Dywersyfikacja = większe bezpieczeństwo

Don’t put all your eggs in one basket

Cytat jest przypisywany Miguel Cervantesowi, autorowi „Don Quixote”

To powiedzenie bardzo często używane jest w świecie finansów i ma zastosowanie również w LTD w UK. Dywersyfikacja pozwala zminimalizować straty, gdy jeden element układu przestaje funkcjonować prawidłowo. Dla bezpieczeństwa Twojej firmy polecam:

  1. Uruchomić rachunki w różnych bankach i instytucjach fintech.
  2. Zaznajomić się z ich działaniem, funkcjami i ograniczeniami.
  3. Korzystać z tych, które są dla Ciebie najwygodniejsze, a w przypadku problemów – przenieść środki w inne miejsce.

Jak legalnie wyciągać pieniądze z LTD w UK?

Gdy już prowadzisz osobne rachunki dla siebie jako osoby oraz dla swojej firmy, następnym krokiem jest kwestia realizowania przelewów między tymi kontami. Zanim będziesz zagłębiać się w meandry brytyjskich przepisów, skup się na common sense. Jeśli dana aktywność wydaje się podejrzana – najprawdopodobniej nie powinieneś jej robić. Do tego będzie się odwoływać Twój księgowy podczas sporządzania rozliczenia.

Ponownie podkreślam, że nie jestem ekspertem finansowym, ani rezydentem Wielkiej Brytanii. Poniższe sposoby legalnego wyciągania środków z firmy LTD to wiedza, jaką pozyskałem na szkoleniach oraz doświadczenie w kontaktach z moim księgowym od 2014 roku.

Delegacje

Jest to moim zdaniem najlepszy sposób dla osób często wyjeżdżających za granicę, czyli przykładowo:

  • piloci wycieczek,
  • digital nomads,
  • specjaliści pracujący zdalnie.

Na szkoleniach podkreślano, że delegacje definiowane są jako „wyjazdy poza kraj stałego pobytu oraz poza Wielką Brytanię (miejsce rejestracji LTD)”. Do obliczania maksymalnych kosztów związanych z pobytem, noclegiem, posiłkami i transportem, stosuje się tabelkę Scale rate expenses payments: employee travelling outside the UK, dostępną na oficjalnej stronie rządowej gov.uk.

Australia expenses rate
Przykładowe stawki za delegację do Sydney

Delegacje oraz faktycznie poniesione koszty obliczane są na podstawie rachunków lub są deklarowane księgowemu. Kwoty te wypłacane mogą być wyłącznie dyrektorom lub pracownikom LTD. Nie dodaje się do nich podatku, ponieważ są to koszty prowadzenia działalności. Pamiętaj, że jak zawsze, obowiązuje tu common sense.

Jeśli Twoja firma zajmuje się projektowaniem 3D i wszystkie zlecenia w ostatnim roku są realizowane dla podmiotów z kraju Twojego stałego pobytu, to delegacja na 3 miesiące na inny kontynent może wzbudzać podejrzenia. Jednak jeśli taki wyjazd jest związany z uczestnictwem w targach branżowych, szkoleniami oraz spotkaniami z potencjalnymi klientami i da się to łatwo wykazać (bilety, zaproszenia), to Twój księgowy nie powinien mieć obiekcji.

Zakupy na firmę

Co można kupować na firmę? To częste pytanie osób zaczynających przygodę z LTD. Najprostszą odpowiedzią jest: wszystko. Przeloty samolotem (w związku z delegacją), sprzęt komputerowy czy półprodukty to przykładowe koszty dla firmy. Zakupy powinny mieć uzasadnienie w rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli masz wątpliwości, czy dana rzecz może być rozliczona – skontaktuj się z księgowym.

Tego typu koszty mogą pomóc w minimalizacji podatku dochodowego dla firmy, ale mają sens wyłącznie, jeśli LTD jest płatnikiem VAT. Rejestracja obowiązkowa jest dopiero od poziomu 85 000 GBP / ponad 415 000 PLN (aktualny przelicznik) – źródło na stronie gov.uk. Jeśli firma nie przekracza w danym roku tej kwoty i nie jest VAT-owcem, to nie może odliczać zakupów firmowych, bo nie ma z czego ich odliczać.

Faktury dla zewnętrznych firm lub osób

Firma LTD w Zjednoczonym Królestwie może być spółką „matką” Twojej organizacji i posiadać spółki „córki” w innych krajach. W takiej strukturze faktura kosztowa wystawiona przez córkę dla matki może być jednym ze sposobów legalnego transferowania środków między firmami. Oczywiście miej na uwadze common sense, międzynarodowe regulacje oraz odpowiednie stawki podatkowe za dane usługi lub produkty. Najlepiej skonsultować się z ekspertami przed stworzeniem takiej struktury organizacyjnej.

Koszty przejazdów – tak zwana kilometrówka

Jest to dobre rozwiązanie dla osób, często podróżujących służbowym samochodem. Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii to zastosowanie tabeli Advisory Fuel Rates (AFRs) oraz rozliczanie jej z księgowym, powinno być łatwe. Jednak jeśli chcesz rozliczać koszty podróży autem za granicą lub w kraju stałego pobytu, to miej na uwadze poniższe elementy:

  • stawki są ujęte w systemie obowiązującym w Wielkiej Brytanii (mile i funty),
  • pojęcie auta służbowego i jego wykorzystanie do celów prywatnych może się różnić w zależności od kraju,
  • różnice kursów walut oraz rejestrowania przejazdów służbowych mogą powodować więcej problemów niż udogodnień.

Ja w mojej pracy nie korzystam z AFRs, więc nigdy nie rozliczałem tego z moim księgowym. Polecam skonsultować się z ekspertami w tym zakresie.

Advisory Fuel Rates
Stawki za przejazdy samochodem służbowym

Pensja dla dyrektora i pracowników

Będąc dyrektorem w LTD, nie trzeba otrzymywać wynagrodzenia, by działać na rzecz firmy. Jednak jeśli Ty jako osoba chcesz otrzymywać stałe wynagrodzenie z LTD w formie pensji, to musisz spełnić wymagania formalne. Najważniejsze jest posiadanie numeru ubezpieczenia społecznego NIN – National Insurance Number. Jeśli jesteś obywatelem UK, to najprawdopodobniej już masz ten numer.

Obcokrajowcy mogą starać się o jego wyrobienie, jeśli zamierzają na stałe osiedlić się w UK. Niektóre biura księgowe oferują wyrobienie takiego numeru, nawet jeśli nie jest się rezydentem Wielkiej Brytanii. Wiąże się to z odpowiednimi kosztami oraz wymogiem osobistej wizyty i rozmowy z urzędnikiem przyznającym NIN. To samo dotyczy pracowników, którym LTD chce wypłacać pensje.

Ja nie mam wyrobionego numeru NIN i nie wypłacam pensji z LTD. By zgłębić temat, polecam skontaktować się z ekspertem.

Pozostałe legalne metody pobierania pieniędzy z LTD

Ten artykuł przedstawia ogólne założenia związane z obrotem pieniędzy w firmach w UK. Na szkoleniach, w których uczestniczyłem, mówiono o pożyczkach dyrektorskich, metodzie inwestowania w inne firmy dzięki SEIS oraz stawkach emerytalnych naliczanych dzięki pensjom. Z pewnością istnieją jeszcze inne metody. Jak zawsze polecam zasięgnąć informacji w odpowiednich źródłach.

Prosta księgowość w LTD w UK

Bez względu na to, czy wystawiasz jedną fakturę rocznie, czy produkujesz je w hurtowych ilościach co miesiąc, warto od samego początku korzystać z wygodnego i szybkiego software’u, który działa wszędzie tam, gdzie Ty. Od 2014 roku miałem okazję przetestować kilka różnych rozwiązań, ale tylko te poniższe zasługują na rekomendację.

Wave

Kanadyjska firma działa od 2009 roku i skupia się na potrzebach małych przedsiębiorstw. Ich darmowa oferta przyciąga miliony klientów z całego świata oraz inwestorów, którzy widzą perspektywy dla tego rodzaju serwisów.

Z czego jestem zadowolony:

  • przejrzysty i profesjonalny design strony i aplikacji,
  • wszystkie potrzebne informacje można łatwo znaleźć w dziale pomocy,
  • rejestracja, uzupełnienie danych firmy, dodawanie nowych klientów i usług, generowanie faktur jednorazowych i powtarzających się jest intuicyjne i dobrze zaprojektowane,
  • aplikacja może automatycznie wysyłać wygenerowane faktury w formie załącznika PDF do odbiorców z firmowego adresu email,
  • darmowa aplikacja mobilna ma wszystkie podstawowe funkcje, więc nie trzeba mieć dostępu do komputera, by zarządzać fakturami,
  • w polu „notes” można dodać dowolną treść, w tym na przykład szczegóły do realizacji tradycyjnych przelewów,
  • wygenerowane faktury w PDF prezentują się profesjonalnie i są od razu gotowe archiwizacji lub wydruku (jeśli jest potrzebny),
  • automatyczne podliczanie stawek podatkowych oraz sumy za wszystkie usługi,
  • strona i aplikacja działają szybko i bezproblemowo pod każdą szerokością geograficzną,
  • możliwość integracji z kontem N26, Payoneer, PayPal i ponad 10 000 bankami/instytucjami finansowymi, by automatycznie rejestrować wpłaty,
  • możliwość integracji z Zapier, by tworzyć unikalne automatyzacje,
  • wszystkie powyższe funkcje i wiele innych oferowanych jest za darmo; Waveapps zarabia przez opcjonalną obsługę płatności przez karty oraz przez obsługę wypłat pracowników w USA i Kanadzie.

Co powinni poprawić:

  • możliwość integracji ze Stripe lub innymi operatorami płatności, by automatycznie rejestrować wpłaty,
  • dodanie pola dla numeru identyfikacji podatkowej danej firmy, co jest wymagane przez podmioty w Europie; moim rozwiązaniem zastępczym jest wpisywanie frazy „NIP: 000-000-00-00” w polu „phone”,
  • możliwość integracji z większą ilością banków, w tym z bankami w Polsce; być może to się zmieni,  gdy wszystkie instytucje finansowe w Europie wprowadzą PSD2/Open Banking.

Wave nie oferuje programu afiliacyjnego. Powyższy odnośnik to po prostu: https://my.waveapps.com/register/.

Simple Invoices

Jest to równie prosta jak Waveapps aplikacja, która działa wyłącznie w przeglądarce. Za stałą miesięczną opłatę pozwala na generowanie nielimitowanej ilości faktur i realizowanie płatności przez Twoje konto w Stripe lub PayPal. Simple Invoice nie publikuje swoich sukcesów finansowych. Jednakże kanadyjski twórca, Deon Don prezentuje się na developera z odpowiednim doświadczeniem.

Czternastodniowy okres próbny pozwala na korzystanie ze wszystkich opcji. Po tym okresie trzeba uiścić opłatę miesięczną lub roczną.

Simple Invoice nie oferuje programu afiliacyjnego. Powyższy odnośnik to po prostu: https://simpleinvoices.io/signup.

Stripe Billing

Benefity korzystania ze Stripe Billing

Ze względu na doskonale dopracowaną usługę, jaką jest Stripe, jest to obecnie mój domyślny sposób generowania faktur oraz pobierania płatności. Billing to jeden z „feature’ów”, który jest dostępny bezpośrednio w kokpicie Stripe’a. Pod względem designu nie jest on tak prosty, jak Waveapps czy Simple Invoice, ale metodą prób i błędów można dojść do odpowiednich rezultatów. Nawet jeśli nie masz wiedzy z zakresu programowania.

Najlepszym elementem Stripe Billing jest to, że jest to bezpłatna oraz integralna cecha samego Stripe’a. Oni zarabiają wyłącznie, gdy płatność zostanie pobrana, dlatego doskonalą swoją platformę w tym kierunku.

Istotna wskazówka: tworząc rekord klienta, możemy w polu „VAT number” wpisać europejski/polski NIP w formacie „000-000-00-00”. Jednak, żeby księgowi polskich kontrahentów nie mieli problemów formalnych, polecam w polu „VAT number” wpisać: „NIP: 000-000-00-00”.

Zamiast

Wpisz

Automatyzacje księgowości

Wave oraz Stripe są kompatybilne z serwisem Zapier, co oznacza, że podobnie jak w przypadku Revolut Business można stworzyć unikalne automatyzacje. Bardzo chętnie pomogę Ci w tym temacie.

Wyślij email z opisem integracji, jaka jest Ci potrzebna na: piotrek@nerdontour.net lub napisz wiadomość przez formularz kontaktowy.

Rozliczenia roczne i kwartalne

To wbrew pozorom jedna z najłatwiejszych operacji, jakie dokonuje się w firmie LTD w UK. W praktyce jest to po prostu lista zysków i strat w arkuszu kalkulacyjnym oraz pliki faktur w formie PDF. Tego typu emaila z załącznikami raz do roku należy wysłać do księgowego, który przygotowuje odpowiedni raport i wysyła go do Companies House oraz Her Majesty’s Revenue and Customs – HMRC.

Oprócz Annual Report, co roku trzeba samodzielnie wypełnić Confirmation Statement, w którym zaznacza się ewentualne zmiany w LTD. Formularz online przeprowadza Cię krok po kroku, a w razie wątpliwości można skontaktować się z obsługą Companies House.

Rozliczenia roczne dotyczą LTD niezależnie od tego, czy firma jest płatnikiem VAT. Jeśli firma generuje więcej faktur i potrzebuje rozliczać się w częstszych okresach niż raz na rok, to możesz ustalić szczegóły z księgowym. Ponadto, jeśli oferujesz serwisy online, które są automatycznie dostarczane klientom w Unii Europejskiej, to musisz zarejestrować się w MOSS. Wtedy przelewy do lokalnych urzędów skarbowych są realizowane kwartalnie.

Pamiętaj o podatku od dochodu!

Podatek dochodowy w wysokości 20% płacisz zawsze, gdy firma osiągnie w danym roku dochód. Jest to niezależne od tego, czy LTD jest płatnikiem VAT.

Backpack
Photo by Benjamin Starostka Jakobsen on Unsplash

Powodzenia w działaniach z LTD

Możliwość otwarcia własnej firmy w Wielkiej Brytanii jest jak przygotowanie plecaka przed wielką podróżą. Wydaje się, że masz już wszystko, co potrzeba, ale dopiero, gdy maszerujesz w nieznane, odkrywasz, co jest naprawdę niezbędne. Wkraczając w świat finansów, rozszerza się Twoja perspektywa. Zaczynasz dostrzegać okazje rozwoju, a pierwsi klienci pomagają dopracować wizję i stają się żywym dowodem słuszności Twoich działań.

Pozostałe artykuły w serii LTD w UK

Jak mogę pomóc?

Jeśli masz pytania na temat LTD, napisz je w komentarzu. Postaram się odpowiedzieć lub skierować do odpowiedniego źródła.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: